1 til 1 samtale
En 1 til 1 samtale er en samtale mellem leder og medarbejder - hvor du som leder diskuterer arbejdsrelaterede emner, mål, trivsel og udfordringer med dine medarbejdere.
Nedenfor kan du læse hvad formålet med samtalen er, samt hvordan I får mest muligt ud af den.
Formålet med 1 til 1 samtaler
Formålet med en 1 til 1 samtale er at skabe en åben dialog, give feedback, og styrke arbejdsforholdet. Som arbejdsgiver har du pligt for at være en god leder. Se samtalen som en gylden mulighed, for at forstå medarbejderens behov og mål samt sikre, at de trives og yder deres bedste.
Hvornår skal samtalerne afholdes?
Samtalerne holdes som regel hver 2. eller 3. uge og har en varighed på 30-60 minutter. Hvor ofte og hvor lang tid, aftales individuelt med den enkelte medarbejder - det er dog vigtigt, at det I aftaler bliver overholdt.
Planlæg i god tid
En god ide kan være at booke samtalerne ind i kalenderen ca. seks måneder frem - dette giver begge parter mulighed for at forberede sig på den bedste måde til hver samtale.
Dialog om indsatsen
En 1 til 1 samtale giver både medarbejderen og dig som leder, en dedikeret lejlighed til at diskutere og evaluere medarbejderens arbejdsindsats.
Dette skaber et åbent forum, hvor medarbejderen kan dele deres succeser, udfordringer og mål - samtidig har du også mulighed for at give ros, konstruktiv feedback, sætte forventninger og justere arbejdsopgaver.
Dette er med til at fremme forståelse, samarbejde og øger chancen for at opnå både individuelle og organisatoriske mål.
Forberedelse for at få en vellykket 1 til 1 samtale
Forberedelse før en 1 til 1 samtale er vigtig, da den skaber struktur, fremmer produktivitet, viser engagement, forbedrer feedbackens kvalitet og styrker tilliden mellem dig og dine medarbejdere.
Nedenfor har vi samlet fem succeskriterier, til hvordan du bedst muligt forbereder dig på en 1 til 1 samtale.
Forbered en dagsorden
Identificér de emner, du gerne vil diskutere. Det kan f.eks. være arbejdsopgaver, mål, feedback, udviklingsmuligheder og medarbejderens trivsel.
En dagsorden er med til at skabe struktur og sikrer, at alle vigtige punkter bliver dækket.
Gennemgå medarbejderens præstationer
Tag dig tid til at evaluere medarbejderens tidligere præstationer, mål og eventuelle udestående opgaver - der skal være plads til både konstruktiv kritik og god feedback.
Lyt aktivt
Forbered dig på at lytte til medarbejderens perspektiv, bekymringer og mål - åben kommunikation og empati er afgørende for en god og konstruktiv samtale.
Sæt realistiske forventninger
Giv medarbejderen klarhed omkring, hvad du forventer af dem, og lyt til deres forventninger og behov i forhold til deres rolle og arbejdsopgaver
Planlæg en opfølgning
Aftal en opfølgende samtale og deadlines for eventuelle ændringer, mål eller opgaver - dette sikrer, at I begge to går derfra med en klar aftale, om hvad der skal ske fremadrettet.
Status på arbejdsopgaver
Du kan også bruge 1 til 1 samtalerne for at danne overblik og status på medarbejderens opgaver. For at bedst muligt få et overblik og hjælpe medarbejderen, kan du følge disse fire trin:
-
Start med at bede medarbejderen om at liste deres aktuelle og konkrete opgaver op. Spørg dem, hvad de gør dagligt, ugentligt og månedligt.
-
Diskuter tidsforbrug og prioritering. Spørg, hvor meget tid de bruger på hver opgave og hvordan de prioriterer dem.
-
Vurder sværhedsgraden af opgaverne. Spørg, hvilke opgaver de finder mest udfordrende eller tidskrævende.
-
Drøft ressource behov. Spørg, om de har brug for ekstra støtte, træning eller ændringer i opgavefordelingen.
På baggrund af ovenstående dialog, kan du bedre hjælpe den enkelte medarbejder med at justere og/eller optimere deres arbejdsbyrde, for at opnå en passende balance mellem deres opgaver, tid og ressourcer.
Trivselssamtale
En 1 til 1 samtale fungerer også som en trivselssamtale. Ved at skabe et trygt rum, kan dine ansatte også dele egne tanker, personlige følelser, udfordringer og trivselsmæssige aspekter, både på og uden for arbejdspladsen.
Det giver dine medarbejdere mulighed for at diskutere stress, work-life balance, personlige mål og eventuelle bekymringer. Dette er med til at styrke relationenen mellem dig og din medarbejder - hvilket gør, at du kan yde en mere skræddersyet støtte der forebygger stress samt forbedrer trivsel og arbejdspræstationer.
Kontakt Ase Selvstændig
Som medlem af Ase Selvstændig kan du altid kontakte vores erhvervskonsulenter - så kan du få gode råd og sparring til hvordan du kan afholde 1 til 1 samtaler med dine medarbejdere. Vi sidder klar på telefonerne: 7013 7015.